Quickscan: check your terms and conditions

Wanneer beide partijen gebruik maken van algemene voorwaarden, geldt de first shot rule. Dat wil zeggen dat in principe de algemene voorwaarden gelden van de partij die ze het eerst heeft aangeboden. Lees meer: Battle of forms: welke algemene voorwaarden gelden?

Algemene voorwaarden zijn van toepassing wanneer u voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst hebt laten weten dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn. Daarnaast is het belangrijk dat uw algemene voorwaarden zijn toegestuurd naar uw klant. Ten slotte is ook de inhoud van de algemene voorwaarden van belang voor de toepasselijkheid: wanneer er onredelijke bepalingen in uw algemene voorwaarden staan, zijn deze niet geldig.

Ja, u mag zelf de algemene voorwaarden opstellen. De vraag is echter of dit ook verstandig is. Algemene voorwaarden is een juridisch document, waarin diverse juridische bepalingen zijn opgenomen. Het opstellen van algemene voorwaarden vergt daarom juridische kennis. Zonder juridische kennis is de kans groot dat uw algemene voorwaarden niet correct zijn opgesteld en mogelijk zelfs bepalingen bevat die als onredelijk worden gezien waardoor ze niet geldig zijn. Wanneer u algemene voorwaarden wilt die écht uw juridische risico’s beperken, vraag dan een gespecialiseerde advocaat voor het opstellen van uw algemene voorwaarden.

Wanneer u gebruik maakt van algemene voorwaarden moet u de andere partij een redelijke mogelijkheid geven om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. Hierbij zijn er een aantal eisen waar u aan moet voldoen:

Voordat er een overeenkomst wordt gesloten (of tijdens het sluiten van een overeenkomst) moet u kenbaar maken dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn. Bijvoorbeeld door dit op de offerte te vermelden.
De algemene voorwaarden moeten worden toegestuurd naar de klant. Dit kan per post of per e-mail gebeuren. Verwijzen naar een website waar de algemene voorwaarden staan, is vaak niet voldoende. Bij webshops is dit vaak wel toegestaan, maar ook dan moet u de mogelijkheid bieden aan de klant om de algemene voorwaarden te downloaden en op te slaan.

Als uw algemene voorwaarden niet overeenstemmen met de wet, zijn bepalingen of de gehele algemene voorwaarden vernietigbaar. Het is daarom belangrijk om geen onredelijke bepalingen op te nemen in uw algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden zijn niet van toepassing in de volgende situaties:

Er is niet aangegeven dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Er is te laat aangegeven dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn.
De algemene voorwaarden zijn niet aan de klant overhandigd.
Er staan onredelijke bepalingen in de algemene voorwaarden.
U kunt niet bewijzen dat u aan de vereisten hebt voldaan.

Ja, in de meeste gevallen moet je de algemene voorwaarden meesturen. Dat kan per post of per e-mail, maar u kunt de algemene voorwaarden ook zelf overhandigen. Wanneer u digitaal zakendoet, zoals bijvoorbeeld bij een webshop het geval is, kan het ook voldoende zijn om de algemene voorwaarden op uw website te plaatsen. In dat geval moet uw klant de algemene voorwaarden duidelijk kunnen vinden én de mogelijkheid hebben om deze te downloaden en opslaan.

Wanneer u de algemene voorwaarden eenzijdig wijzigt, zijn deze pas van toepassing als uw klant instemt met de wijziging. Heeft u een wijzigingsclausule opgenomen in de algemene voorwaarden? Dan mag u de algemene voorwaarden eenzijdig wijzigen. U hoeft dan alleen de klant te informeren over het feit dat er een wijziging in de algemene voorwaarden heeft plaatsgevonden, u hebt hiervoor geen instemming nodig van uw klant.

Nee, dat is niet voldoende. Om algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn, moet u vóór het sluiten van de overeenkomst kenbaar maken dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn. Bijvoorbeeld op de offerte of door het op de overeenkomst zelf te vermelden. Als u alleen op facturen verwijst naar uw algemene voorwaarden, bent u te laat. Een factuur stuurt u immers pas als er al een overeenkomst is gesloten.

Nee, het is wettelijk niet verplicht om uw algemene voorwaarden te deponeren bij de KvK of bij de griffie van de rechtbank. Wij raden het bedrijven echter wel aan om hun algemene voorwaarden te deponeren bij de KvK. Het biedt uw organisatie namelijk een aantal voordelen. Zo heeft u door het deponeren bijvoorbeeld meer bewijskracht dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.