Handelsgeschillen zijn van alle tijden. In een handelsrelatie kunnen discussies ontstaan over elkaars rechten en plichten. Met aan de ene kant de hoofdverplichting van de leverancier om het product of de dienst tijdig en goed te leveren en aan de andere kant de hoofdverplichting van de afnemer om tijdig en volledig te betalen. Dat was bij de Grieken en Romeinen al het geval en is in deze tijd van Corona crisis niet anders. Er is één essentieel verschil. We stevenen keihard af op een enorme economische recessie. Veel ondernemers hebben het nu al lastig om aan hun betaalverplichtingen te (blijven) voldoen en over een aantal maanden zal het aantal ondernemers dat in het geheel niet meer kan betalen niet meer te tellen zijn. Er gaat een golf aan faillissementen volgen.
Voor ondernemers die straks niet meer aan hun betaal- of leveringsverplichting kunnen voldoen is het kiezen of delen. Een deel zal erkennen niet aan hun verplichting te kunnen voldoen en met de leverancier in overleg treden om nog verder uitstel te verkrijgen of om een betaalregeling te treffen. Ook zullen er echter bedrijven zijn, zoals altijd, die op zoek zullen gaan naar uitvluchten om betaling te traineren. Zij zullen uw vordering gaan betwisten. Mogelijk dat u op dit moment al moeite heeft uw hoofd boven water te houden. Uw aandacht zal uitgaan naar het op orde houden van uw eigen liquiditeiten en naar de klanten die nog wel aan hun verplichting kunnen voldoen en uw vordering niet betwisten.
Wilt u voorkomen dat u straks achter het net vist en mogelijk te maken krijgt met nog meer klachten of disputen? Dan is het belangrijk om nu te handelen en het kaf van het koren te scheiden. Zeker nu een deel van uw klanten nog vet aan haar botten heeft. Over een aantal maanden, na de zomer, is er mogelijk niets meer te halen.
Goed dispuutmanagement
Onderdeel van goed dispuutmanagement is vanzelfsprekend, dat klachten tijdig en serieus worden opgepikt en afgehandeld. Ons advies is om juist in deze crisistijd de bestaande handelsgeschillen op te lossen zodat u nog een goede kans maakt om op korte termijn cash te genereren. Los uw handelsgeschillen dan nu ook op!
Dit gaat zowel op voor nationale als internationale handelstransacties. Alhoewel de Corona maatregelen per land behoorlijk kunnen verschillen en het bij de ene klant lastiger zal zijn om in contact en aldus tot een oplossing te komen dan bij een andere klant gelden onderstaande tips voor zowel nationale als internationale handelstransacties.
1. Inventariseer het geschil
Voordat u contact opneemt met uw klant, maak eerst een inventarisatie van het geschil:
- Wat houdt de klacht exact in?
- Is er tijdig en op een juiste manier geklaagd?
- Is de klacht (al dan niet deels) terecht of niet?
- Is er sprake van een tekortkoming die nog te verhelpen is?
De allerbelangrijkste vraag is echter: wat wil uw klant met de klacht bereiken? Denkt u dat de klant alsnog nakoming van de overeenkomst wenst, bijvoorbeeld als een product niet deugdelijk of te laat is geleverd? Mogelijk dat uw klant uit is op schadevergoeding of een korting. Wenst uw klant de overeenkomst te beëindigen?
En hoe zit het met de commerciële relatie tussen partijen? Het maakt nogal een verschil of er sprake is van een duurrelatie of een eenmalige transactie.
Is dit alles nog niet helder? Zorg er dan voor dat u contact opneemt met uw klant om dit duidelijk te krijgen. Overigens kan het natuurlijk zo zijn, dat de klacht die de klant opwerpt volslagen ten onrechte is en u er ook alles aan heeft gedaan om dit aan de klant duidelijk te maken.
2. Zoek contact met de klant en maak duidelijk wat de reden is van dit contact
Dit kan per e-mail of per telefoon maar het is altijd raadzaam om een en ander even schriftelijk te bevestigen. Nodig de klant uit om met u in gesprek te gaan over het geschil en geef aan, dat u graat tot een oplossing wil komen. U doet hiermee een handreiking om een einde te maken aan het geschil.
Mocht deze handreiking niet worden aanvaard? Of leidt het gesprek tussen partijen niet tot een oplossing? Dan zal deze handreiking door iedere rechter als een positief punt worden gezien, mocht er eventueel een gerechtelijke procedure volgen. In veel gerechtelijke procedures zult u overigens ook door een rechter tijdens een zitting nogal eens de gang op worden gestuurd om met uw klant in overleg te treden om tot een oplossing te komen. In Nederland wordt circa 50% van alle handelsgeschillen op deze wijze opgelost tijdens zogenoemde comparities van partijen (zittingen). Dan bent u echter wel een hoop tijd, geld en ergernis verder.
3. Nodig uw afnemer uit voor een gesprek
In deze tijd is er geen of weinig ruimte voor een fysiek gesprek, maar ieder bedrijf beschikt wel over de technologische mogelijkheden om een virtuele meeting te beleggen. Een telefoon is al een prima device daarvoor. Een goed telefoongesprek kan ook al zeer verhelderend werken en mogelijk tot een oplossing leiden, maar het heeft echt de voorkeur om een face to face overleg te hebben. Bij het bepalen van elkaars standpunten en belangen en het voeren van onderhandelingen over een oplossing, speelt non verbale communicatie vaak een grotere rol dan verbale communicatie.
Als de afspraak is gemaakt voor een online overleg, leg deze schriftelijk vast en zorg ervoor dat de juiste personen bij deze meeting aanschuiven. Vanzelfsprekend maakt het daarbij nogal een verschil of u zaken doet met een eenmanszaak waarbij u mogelijk al direct contact met de eigenaar heeft, of met een grote corporate waarbij u te maken heeft met een afdeling Inkoop.
Maak overigens niet de fout om te denken dat een grote corporate uiteindelijk wel goed is voor haar geld. Laat deze disputen dus ook zeker niet liggen, want de verwachting is dat de recessie die gaat komen ook grote impact zal gaan hebben op de nodige corporates.
4. Bereid het gesprek goed voor
Zet belangrijke punten vooraf voor uzelf op papier. Zorg voor een goede verbinding. Introduceer het gesprek en biedt vervolgens een luisterend oor. Laat uw afnemer aan het woord, probeer niet te interrumperen en helder te krijgen waar de pijn zit. Als u in de voorbereiding al helder heeft waar uw belang en dat van uw afnemer ligt en waarin de mogelijke oplossing is gelegen, probeer dan alvast een aantal alternatieven op de plank te hebben liggen. Bedenk een worst-case en een best-case scenario om vooraf uw bandbreedte te bepalen.
5. Wees bereid water bij de wijn te doen
Aan de zijde van beide partijen dient schikkingsbereidheid te bestaan. Ook dient u als leverancier enige flexibiliteit te tonen bij het bereiken van een commerciële oplossing. Die oplossing kan gelegen zijn in het verstrekken van een credit/korting op de vordering, maar kan ook vanzelfsprekend verwerkt worden in toekomstige transacties. U (en ook uw klant) dient in het achterhoofd te houden, dat indien de onderhandeling spaak loopt er weinig anders rest dan over te gaan tot het nemen van rechtsmaatregelen. Procederen kost geld en veel tijd.
In sommige Europese landen, zoals Engeland, is procederen echt heel kostbaar en in met name Zuid-Europese landen kunnen procedures jaren in beslag nemen. Helaas duren rechtszaken in Nederland ook steeds langer. Het is nogal eens raadzaam om een deal te treffen waarbij u weliswaar nu minder ontvangt, maar daarmee het risico afkoopt dat u uiteindelijk na een lange procedure veel minder aan uw vordering overhoudt.
Op bijvoorbeeld een handelsvordering van € 50.000,00 op een Engelse klant kunt u zo € 10.000,00 à € 20.000,00 aan procedurele kosten kwijt zijn die u uiteindelijk niet terug zult ontvangen, zelfs als u in het gelijk wordt gesteld. Het is dan interessanter om het geschil nu te regelen en bijvoorbeeld genoegen te nemen met betaling van € 40.000,00 per direct, dan over een paar jaar achter te blijven met lege handen.
6. Leg afspraken goed vast
Als u tot een oplossing komt, zorg er dan voor dat deze oplossing op een goede manier schriftelijk wordt vastgelegd (bijvoorbeeld in een vaststellingsovereenkomst). Maak duidelijke afspraken over betaling en het moment van betaling. Laat uw klant de inhoud van de regeling voor akkoord ondertekenen of via de e-mail voor akkoord bevestigen.
7. Schakel een specialist in
Het kan zijn dat het geschil zo complex is of de belangen zo groot zijn of dat het gesprek vastloopt, dat u begeleiding nodig heeft bij de oplossing van het geschil. Daarbij kunnen de advocaten van Bierens Law u helpen. Wij hebben veel ervaring met bemiddeling bij alternatieve geschiloplossingen in nationale en internationale handel. Wij kunnen u adviseren en begeleiden in de voorbereiding van het gesprek als ook ten tijde van de bespreking en met de vastlegging van de afspraken en de nakoming hiervan.
De advocaten van Bierens Law zijn gespecialiseerd in het oplossen van handelsgeschillen in nationaal en internationaal verband. In veel gevallen is het voor beide partijen beter tot een snel vergelijk te komen dan elkaar jarenlang plat te procederen. Dat kost enorm veel tijd, geld en frustratie. Zeker in Zuid Europese landen kunnen procedures jaren in beslag nemen. Het geniet vaak de voorkeur om met beide partijen aan tafel te gaan – fysiek danwel online- , om zo de belangen van beide partijen helder te krijgen en tot een voor beide partijen bevredigende oplossing te komen.
Het voordeel van een snelle oplossing
Een leverancier zal snel betaling tegemoet kunnen zien en de afnemer zal gehoord worden in haar klachten en ook geholpen zijn bij een schikking. Zeker in deze Coronatijd. Een dergelijk snelle en relatief goedkope oplossing biedt voor partijen bovendien het voordeel, dat er weer een basis is gelegd voor een verdere commerciële samenwerking of dat de samenwerking zonder onnodige kosten wordt beëindigd.
