Regelmatig krijgen wij de vraag van onze klanten: moet ik mijn algemene voorwaarden deponeren? Vaak wordt gedacht dat het deponeren van de algemene voorwaarden verplicht is, maar dat is niet het geval. Toch raden wij onze klanten altijd aan om hun algemene voorwaarden te deponeren. In dit artikel leggen wij uit wat algemene voorwaarden deponeren precies is en welke voordelen dit kan bieden voor uw organisatie.
Wat is algemene voorwaarden deponeren?
Het deponeren van algemene voorwaarden betekent dat uw algemene voorwaarden op een andere plek in te zien zijn. In Nederland kunt u de algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel deponeren of bij de griffie van de rechtbank. Uw klant kan dan op deze plekken uw algemene voorwaarden ophalen. Op deze manier zijn ze altijd voor iedereen in te zien.
Voordeel 1: Sterkere bewijskracht
Wanneer u gebruik maakt van algemene voorwaarden heeft u een informatieplicht. Dat betekent dat u de andere partij een redelijke mogelijkheid moet bieden om uw algemene voorwaarden in te zien. En dit moet u ook kunnen bewijzen. Met het deponeren van uw algemene voorwaarden heeft u een sterker bewijs. Bij het deponeren van uw algemene voorwaarden krijgt u namelijk een deponeringsdatum mee. Hiermee staat namelijk vast vanaf welke datum welke versie van uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Zo voorkomt u discussies hierover.
Voordeel 2: Algemene voorwaarden altijd in te zien
In sommige gevallen is het niet mogelijk om uw algemene voorwaarden te overhandigen. Dat kan bijvoorbeeld in de volgende situaties, waarbij u niet aan elke klant de algemene voorwaarden kunt overhandigen:
- Een telefonische overeenkomst
- Een transactie in de supermarkt
- Het kopen van treinkaartjes
Als uw algemene voorwaarden gedeponeerd zijn, kunnen uw klanten uw voorwaarden toch inzien.
Meer informatie over algemene voorwaarden deponeren
Wilt u meer weten over het deponeren van algemene voorwaarden? Neem dan gerust contact met ons op. Bij Bierens Law werkt een team van advocaten dat gespecialiseerd is in contractenrecht en het opstellen van algemene voorwaarden. Wij geven u graag meer advies over dit onderwerp.
Veel gestelde vragen over het deponeren van algemene voorwaarden
Hoef mijn algemene voorwaarden niet meer te verstrekken?
De verplichting om uw klant de algemene voorwaarden actief te verstrekken blijft bestaan, ook als u uw algemene voorwaarden heeft gedeponeerd. In de meeste gevallen moet u gewoon uw algemene voorwaarden volgens de regels aan uw klant verstrekken. Dat betekent dat u de algemene voorwaarden moet toesturen.
Wanneer algemene voorwaarden deponeren?
Het deponeren van uw algemene voorwaarden is in de meeste omstandigheden verstandig om te doen. U heeft dan namelijk altijd bewijs welke voorwaarden er op een bepaald moment van toepassing waren. Daarnaast zijn er ook situaties mogelijk waarbij het lastig is om de algemene voorwaarden aan uw klant te overhandigen, zoals bijvoorbeeld bij een telefonische verkoop. In dat soort gevallen kunnen deponering ervoor zorgen dat ze alsnog in te zien zijn voor uw klanten.
Hoe kan ik algemene voorwaarden deponeren?
Algemene voorwaarden deponeren kan op 2 manieren:
- Deponeren bij de KvK: In dat geval moet u ervoor zorgen dat uw document aan de vereisten van de KvK voldoet. Daarna kunt u ze mailen of per post naar de Kamer van Koophandel toesturen. Op de website van de KvK vindt u meer informatie hoe u algemene voorwaarden kunt deponeren.
- Deponeren bij de rechtbank: hiervoor moet u bij de rechtbank in uw regio kijken hoe u de algemene voorwaarden kunt deponeren:
- Rechtbank Amsterdam
- Rechtbank Den Haag
- Rechtbank Gelderland
- Rechtbank Limburg
- Rechtbank Midden-Nederland
- Rechtbank Noord-Holland
- Rechtbank Noord-Nederland
- Rechtbank Oost-Brabant
- Rechtbank Overijssel
- Rechtbank Rotterdam
- Rechtbank Zeeland-West-Brabant
Wat kost het deponeren van algemene voorwaarden?
Bij de Kamer van Koophandel kost het deponeren van algemene voorwaarden €18,- per document per kalenderjaar (2021). Heeft u bijvoorbeeld ook inkoopvoorwaarden? Of een versie van uw algemene voorwaarden in de Engelse taal? Dan moet u dat als een apart document deponeren en hiervoor apart betalen. Uw algemene voorwaarden worden bovendien gekoppeld aan uw KvK nummer. Wanneer uw klant uw algemene voorwaarden wil opvragen, moet hij daar €15,40 voor betalen.
Bij de rechtbank moet u voor het deponeren van uw algemene voorwaarden griffierecht betalen. Daar betaalt u eenmalig €132,- voor één set algemene voorwaarden (2021). Het opvragen van algemene voorwaarden bij de rechtbank is gratis. Bij de rechtbank worden uw voorwaarden bovendien niet gekoppeld aan een onderneming, waardoor u een bepaalde set algemene voorwaarden voor meer ondernemingen kunt gebruiken.
Auteur: Pim van Zwijndregt